Il VitisDB è stato progettato per consentire una partecipazione collettiva all’inserimento di dati, previa registrazione gratuita per ottenere le credenziali di accesso.

La registrazione può essere ottenuta compilando e firmando il documento allegato.

Nel documento deve essere indicato il nome ufficiale dell’istituzione richiedente e 1 o 2 persone tra il personale strutturato dell’istituzione che riceveranno le credenziali di accesso alla baca dati e saranno responsabili dell’inserimento e gestione dei dati della propria istituzione. Tali rappresentati entreranno a far parte del Vitis Database Working Group e quando necessario saranno chiamati ad esprimere la loro preferenza per le questioni di maggiore rilevanza per la gestione del Database Viticolo Italiano, tra cui la scelta dei membri del Comitato Scientifico.

I documento va firmato in duplice copia dal legale rappresentante dell’istituzione richiedente (direttore) senza l’indicazione della data e inviato per posta all’amministratore del database. L’amministratore ne richiede l’approvazione al comitato scientifico e in caso affermativo lo fa firmare al direttore della propria istituzione (Istituzione amministratrice del database) che vi apporrà la data e il relativo protocollo per l’ufficializzazione. Una copia verrà restituita all’istituzione che ha richiesto la registrazione.

Ciascun partner (unità operativa / submitter) può quindi inserire e gestire i propri dati (tramite i propri rappresentanti) senza modificare quelli degli altri (livello privato). Una volta standardizzato il profilo microsatellite varietale, ciascun partner può utilizzare il database come un proprio mezzo di indagine, decidendo liberamente quando rendere visibili i propri dati, in parte o tutti, agli altri partner, passando al livello intermedio / riservato, e quindi poi richiedere al Comitato Scientifico l’approvazione per elevare le informazioni nel livello pubblico.